Facturación a ARS: cómo evitar glosas en tu clínica o consultorio
Guía práctica de facturación a ARS en RD: afiliado, NSS, autorización, tarifario y cobertura, causas comunes de glosas y un checklist antes de enviar.
11 min
LeerUn sistema pensado para clínicas y centros médicos
En una clínica o centro médico, la parte administrativa consume tiempo que debería ir al paciente: confirmar citas, buscar expedientes, cuadrar lo que cubre la ARS y lo que paga el paciente, controlar los insumos.
El módulo clínico de StarSoft reúne la agenda, el expediente, la facturación de servicios con seguros y el inventario de insumos, con su contabilidad, cuentas por cobrar e inventario en el mismo sistema.
Problemas que resuelve
- Citas dobles o pacientes que no llegan porque nadie los confirmó.
- Expedientes en papel que se pierden o no están cuando el médico los necesita.
- Diferencias entre lo facturado a la ARS y lo que realmente se cobra.
- Insumos que se agotan sin aviso o se vencen en el almacén.
Flujo del paciente
De la cita a la factura de la ARS, sin repetir datos
El paciente se registra una vez con su cédula, su ARS y su NSS. Desde ahí, cada área trabaja sobre el mismo expediente y la misma cuenta.
1. Cita
Se agenda por médico y especialidad sobre los turnos disponibles. La cita pasa de Programada a Confirmada.
2. Recepción y turno
Al llegar, el paciente entra a la cola de espera de su especialidad y recepción ve quién sigue.
3. Consulta
El médico registra motivo, signos vitales, examen físico, diagnóstico CIE y tratamiento en la historia clínica.
4. Estudios
Las órdenes de laboratorio e imágenes llegan a su cola y el resultado vuelve al expediente.
5. Orden y factura
Los servicios se facturan al paciente y, si tiene seguro, la cobertura va a la factura ARS con su autorización.
6. Cobro y seguimiento
Caja cobra la diferencia, cuentas por cobrar sigue a la ARS y la próxima cita queda en agenda.
StarSoft Clínico
Módulos clínicos del software para clínicas
Cada módulo se activa por usuario: un consultorio usa la agenda, la consulta y la historia clínica; una clínica con internamiento usa todo.
Agenda y citas médicas
Calendario por médico y especialidad, con generador de turnos que muestra la disponibilidad de cada día.
- Estados: programada, confirmada, en curso, completada, cancelada y no asistió
- Lista del día para recepción
- Turnos generados por horario del médico
Turnos y recepción
Cola de pacientes en espera agrupada por especialidad, para que recepción ordene la llegada sin papelitos.
- Pacientes en espera por especialidad
- Vista clara de quién sigue en cada área
Consulta médica
Formulario de consulta completo, pensado para que el médico no tenga que escribir dos veces.
- Motivo de consulta y evolución clínica
- Signos vitales: presión, frecuencia, temperatura, SatO₂, peso, talla e IMC
- Examen físico por sistemas
- Diagnóstico, tratamiento y referimiento a especialista
Historia clínica electrónica
El expediente del paciente en un solo lugar, con su historial de consultas y la posibilidad de imprimirlo en PDF.
- Antecedentes personales, familiares y gineco-obstétricos
- Diagnósticos con código CIE y medicamentos indicados
- Resultados de estudios
- Cierre y reapertura del expediente con permisos separados
Laboratorio
Cola de órdenes de laboratorio con prioridad normal o urgente y catálogo de estudios tomado de tus servicios.
- Pendiente, en proceso, completada o anulada
- Registro del resultado en la orden
Imágenes y radiología
Las órdenes de imágenes siguen el mismo ciclo que las de laboratorio y cierran con su informe.
- Catálogo de estudios de imagen
- Informe asociado a la orden y al paciente
Emergencias
Registro de la emergencia con triaje de cinco niveles y tiempo máximo de espera recomendado para cada uno.
- Plan de medicamentos y procedimientos
- Nota de emergencia en PDF
- Borradores que no se pierden si se corta la sesión
Internamiento y enfermería
Ingresos, camas y la cuenta del paciente internado, con lo que hace cada oficio separado por permisos.
- Signos vitales con gráfica y medicación indicada y administrada
- Notas de evolución, dieta y estudios
- Cirugías y neonatos
- Alta con epicrisis
Visita domiciliaria
Registro de las visitas al domicilio del paciente y una matriz mensual para planificarlas y darles seguimiento.
Formatos clínicos y configuración médica
Diseña tus propios formatos de receta, certificado médico, solicitud, consentimiento informado y epicrisis, y configura los catálogos de tu centro: médicos, especialidades, servicios, aseguradoras, habitaciones, áreas, tipos y motivos de consulta, prioridades de atención y diagnósticos.
Funciones principales
Agenda de citas
Agenda por médico y especialidad, estados de la cita y vista diaria para recepción.
Historia clínica electrónica
Consultas con signos vitales y diagnóstico CIE, historial del paciente, accesible solo para usuarios autorizados.
Laboratorio, imágenes y emergencias
Órdenes de laboratorio e imágenes, emergencias con triaje e internamiento.
Facturación de servicios y seguros
Tarifario por ARS, autorizaciones y separación de lo que cubre la ARS y la diferencia del paciente.
Control de insumos
Inventario de medicamentos y material gastable con sus existencias y movimientos.
Caja y cuentas por cobrar
Cobros del día, cuadre de caja y seguimiento de lo pendiente con aseguradoras.
Reportes y estadísticas
Pacientes atendidos, servicios más realizados e ingresos por médico o por período.
Seguros médicos
Facturación a ARS sin devoluciones
La mayor parte del ingreso de una clínica en República Dominicana pasa por las aseguradoras. Por eso la facturación a ARS no es un añadido: está en el centro del sistema.
Los servicios del paciente se cargan a una orden. Al facturar, StarSoft aplica el tarifario de su ARS, separa la cobertura de la diferencia y emite la factura del paciente con su comprobante fiscal (NCF), tomado de los rangos autorizados de tu empresa. La parte de la aseguradora va a la factura ARS con el NSS y la autorización.
Antes de enviar la reclamación, la pantalla de requisitos te dice qué factura está incompleta. Después, el cobro a cada ARS se sigue en cuentas por cobrar, junto a los cobros a pacientes y a médicos, y la caja se cuadra por sesión de cajero.
Lo que controla en cada factura de seguro
Tarifario por ARS
Precio, porcentaje de cobertura, copago y plan por aseguradora en cada servicio.
Autorización en la factura
NSS del afiliado, número de autorización, fecha y vencimiento.
Requisitos antes de reclamar
Lista de facturas con cobertura ARS a las que les falta algo.
Reclamaciones y cobros
Facturas agrupadas por aseguradora y seguimiento del cobro en cuentas por cobrar.
También: honorarios médicos, notas de crédito, tarjeta de movimiento de facturas y cuadre de caja.
A tu medida
Sistema para consultorios, centros médicos y clínicas
El mismo sistema crece con tu centro de salud. Activas los módulos que usas hoy y sumas los demás cuando los necesites.
Consultorios médicos
Uno o varios médicos que necesitan agenda, consulta, historia clínica y facturación sin complicarse.
Centros médicos y policlínicas
Varias especialidades, recepción con cola de turnos, laboratorio e imágenes propios y facturación a ARS.
Clínicas con emergencia e internamiento
Triaje, camas, enfermería por turnos, quirófano y la cuenta del paciente internado hasta el alta.
Varias sedes y especialidades
Las especialidades, los médicos, los departamentos y las habitaciones se configuran por centro, y cada usuario trabaja en la sucursal que le corresponde. El panel de inicio cambia según quién entra: el médico ve sus pacientes y consultas, administración ve la facturación y el cobro.
Confidencialidad
Privacidad del expediente clínico y permisos por rol
La historia clínica es información sensible. StarSoft Clínico decide quién ve qué con permisos que se verifican en la base de datos, no solo ocultando botones.
Permisos por usuario y por acción
Consultar pacientes no es lo mismo que ver su historial clínico: son permisos distintos, igual que crear, editar o cerrar una consulta.
Expediente cerrado es expediente terminado
Cerrar un expediente y reabrirlo son permisos separados, para que pocas personas puedan modificar lo que ya se firmó.
Cada oficio ve lo suyo
En internamiento, enfermería registra signos y administra lo indicado, el médico indica y evoluciona y administración ve la cuenta.
Datos separados por empresa
La información de cada clínica queda aislada en la base de datos, no solo en la pantalla.
Pensado para equipos compartidos
La aplicación no guarda en caché las respuestas con datos de pacientes y, al cerrar sesión, vacía su caché en ese equipo.
Expediente siempre disponible
En la nube: el médico abre el historial desde el consultorio, la emergencia o el piso de internamiento.
Gestión
La administración de la clínica en el mismo sistema
Lo clínico y lo administrativo comparten los datos: la factura llega a cuentas por cobrar, la compra de insumos al inventario y la nómina a la contabilidad.
Contabilidad y bancos
Catálogo de cuentas, asientos, mayor general, estados financieros, cuentas bancarias y conciliaciones.
Software contableCompras e inventario
Medicamentos y material gastable con requisiciones, órdenes de compra, recepciones, devoluciones y movimientos.
Software de inventarioRecursos humanos y nómina
Empleados, contratos, asistencia, cálculo de nómina, regalía pascual, prestaciones y reportes TSS.
Software de nóminaCuentas por cobrar y por pagar
Cobros a pacientes, a ARS y a médicos, notas de crédito, proveedores, pagos y caja chica.
Ver contabilidad¿Tienes farmacia dentro de la clínica? Mira el software para farmacias. ¿Dudas sobre comprobantes? Lee los tipos de e-CF y cuándo usar cada uno.
Profundiza
Guías por tipo de centro de salud
Detalle de cómo trabaja StarSoft en cada caso, con sus propias preguntas frecuentes.
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